Quando usamos o termo padronizar, muitos ainda associam a burocracia. Vamos
desmistificar isso falando de 6 benefícios da padronização que você deveria conhecer.
Padronização, 6 benefícios que você deveria conhecer
1. Padronizar é a base para melhorias Imagine que estamos em uma organização onde cada um realiza a atividade da maneira que entende ser a mais conveniente para si.
Como cada um de nós tem uma percepção, muito provavelmente teremos uma variação alta na forma de realizar a atividade e consequentemente resultados bem diferentes, seja na qualidade do produto ou do serviço, no tempo de execução ou até mesmo nos custos.
Então, para melhorar processos é recomendado realizar o seu mapeamento e padronização. Significa dizer que devemos estudar as diferentes maneiras conhecidas e optar por aquela que seja mais eficiente para a empresa. O que nos leva ao segundo benefício.
2. Permite trabalhar sempre com o melhor desempenho Padronizar não é limitar a execução e sim trabalhar com o melhor desempenho conhecido para obter os melhores resultados com a menor variação possível.
Uma vez que foi possível mapear e entender o processo, vamos verificar qual é a forma que traz o melhor resultado e este será o padrão adotado. Note que sempre que uma melhor forma de executar uma atividade for identificada, o padrão deve ser revisado.
3. Melhora o desempenho uma vez que reduz a variação Como podemos ver, após a análise do gráfico a seguir, em organizações sem nenhuma padronização temos uma variação alta nos processos. Quando padronizamos, esta variação diminui e somente isso já melhora bastante a média de desempenho.
4. Facilita a identificação de problemas, anormalidades e oportunidades de melhoria Processos padronizados possuem uma variação conhecida, ou seja, conseguimos prever os resultados com uma maior facilidade. Com isso, a identificação de problemas acontece com maior rapidez o que permite que a sua análise e solução também sejam antecipadas.
À medida que vamos padronizando e resolvendo os problemas é possível ter tempo para estudar os processos e assim conseguir encontrar oportunidades para melhorá-los.
5. Sustenta as melhorias A padronização também funciona como a base de sustentação de uma melhoria, prevenindo que o processo retorne ao estado anterior.
Uma vez que todos sabem como fazer, fica mais fácil manter os resultados e seguir melhorando.
6. Retém e facilita a transmissão de conhecimento Processos padronizados facilitam a capacitação de pessoas e retenção do conhecimento dentro da organização, minimizando o impacto quando temos a substituição de colaboradores, seja porque deixaram a organização ou porque foram promovidos a outros postos de trabalho.
Resumindo, a padronização é a base tanto para solução de problemas quanto para implementação de melhorias, sustentabilidade das ações e retenção do conhecimento.
Encarar o processo de padronização com esta visão traz resultados mais sustentáveis e duradouros para as pessoas e seus processos. Trabalhe sempre com o melhor desempenho! Padronize!
O fechamento do semestre não deveria ser apenas uma reunião para apresentar indicadores. É o momento de descobrir o que os resultados realmente estão dizendo sobre o seu Sistema de Gestão. Sua empresa atingiu as metas, mas os processos estão realmente eficazes? As ações corretivas eliminaram as causas dos problemas? Quais riscos aumentaram? Que oportunidades surgiram? E, principalmente, quais decisões precisam ser tomadas antes de iniciar um novo ciclo?
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Não conformidade ou oportunidade de melhoria? A diferença parece simples, mas uma classificação equivocada pode gerar burocracia desnecessária, mascarar falhas importantes e até comprometer a credibilidade da auditoria. Afinal, nem tudo que pode ser melhorado é uma não conformidade — e nem toda falha deve ser suavizada como uma simples sugestão. Neste artigo, você vai entender os critérios que realmente diferenciam essas duas situações, descobrir os erros mais comuns cometidos por auditores e aprender a classificar constatações com base em requisitos e evidências. Será que você está identificando corretamente o que precisa ser corrigido e o que pode ser aprimorado?
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