INTRODUÇÃO

Uma auditoria interna bem-feita começa muito antes da reunião de abertura.

Para que ela realmente contribua para o Sistema de Gestão, é preciso definir objetivos, critérios, escopo, responsáveis e, principalmente, compreender o contexto da organização e os processos que farão parte da auditoria.

Quando a preparação é insuficiente, a auditoria pode se transformar em uma simples conferência de documentos ou em uma sequência de perguntas previamente elaboradas, sem necessariamente permitir que o auditor compreenda como os processos acontecem na prática.

Por outro lado, quando existe um planejamento adequado, o auditor chega mais preparado para identificar o que é relevante, definir por onde começar e utilizar melhor o tempo disponível.

Em um SGI que integra Qualidade, Meio Ambiente e Segurança e Saúde no Trabalho, essa preparação ganha ainda mais importância. Afinal, um mesmo processo pode envolver requisitos relacionados a diferentes temas, além de requisitos legais, regulamentares, internos e de clientes.

E esse é um ponto importante: preparar uma auditoria não significa prever tudo o que será encontrado ou definir antecipadamente toda a sequência da auditoria.

A preparação dá direção. As evidências encontradas durante a auditoria ajudam o auditor a decidir até onde aprofundar cada trilha de verificação.

Mas, afinal, como preparar uma auditoria interna?

Neste artigo, você vai conhecer um passo a passo para planejar e preparar uma auditoria interna, desde a definição do objetivo, escopo e critérios até a elaboração de uma Lista de Verificação personalizada e das Formas de Verificação.

Mais do que cumprir uma etapa antes da auditoria, o objetivo é chegar à execução com clareza sobre o trabalho que será realizado e confiança para conduzir a auditoria de forma consistente.

O QUE É UMA AUDITORIA INTERNA?

A auditoria interna é um processo sistemático e independente, baseado na obtenção e avaliação objetiva de evidências, com o objetivo de verificar em que medida os critérios de auditoria são atendidos.

Esses critérios podem incluir procedimentos internos, requisitos legais e regulamentares, requisitos de normas de sistemas de gestão, contratos, requisitos de clientes e outros compromissos assumidos pela organização.

Durante a auditoria, o auditor busca compreender como o processo acontece e compara as evidências encontradas com os critérios aplicáveis.

Para isso, pode analisar informações documentadas, entrevistar pessoas, observar atividades, verificar registros, realizar amostragens e seguir trilhas a partir das evidências encontradas.

No contexto de um Sistema de Gestão Integrado, a auditoria pode avaliar, de forma integrada, requisitos relacionados a diferentes temas, como:

• Qualidade: requisitos dos processos, controles, objetivos, indicadores, atendimento ao cliente e outros requisitos aplicáveis;
• Meio Ambiente: aspectos e impactos ambientais, controles operacionais, requisitos legais, gestão de resíduos, recursos e demais requisitos ambientais;
• Segurança e Saúde no Trabalho: perigos e riscos ocupacionais, controles, requisitos legais, procedimentos, condições de trabalho e demais requisitos aplicáveis.

Isso não significa realizar uma auditoria da Qualidade, depois uma auditoria Ambiental e, em seguida, uma auditoria de SST dentro do mesmo período.

Quando a abordagem ocorre por processo, os diferentes requisitos aparecem ao longo da própria atividade auditada.

Ao final, a auditoria pode identificar conformidades, não conformidades e outras classificações previstas na metodologia adotada pela organização, além de fornecer informações relevantes sobre o funcionamento do Sistema de Gestão.

A auditoria não tem como finalidade procurar erros ou culpados. Seu papel é avaliar evidências em relação aos critérios estabelecidos e permitir uma compreensão mais consistente de como os processos e o Sistema de Gestão funcionam.

Por isso, uma boa auditoria depende não apenas da atuação do auditor durante a execução, mas também da qualidade de sua preparação.

POR QUE PREPARAR BEM UMA AUDITORIA INTERNA É IMPORTANTE?

Uma boa preparação ajuda a direcionar o trabalho do auditor e reduz o risco de a auditoria se transformar em uma verificação superficial ou desorganizada.

Com objetivos, escopo e critérios bem definidos, fica mais fácil concentrar os esforços naquilo que realmente merece atenção.

Além disso, a preparação permite conhecer previamente informações relevantes sobre a organização, seu Sistema de Gestão e seu histórico.

Auditorias anteriores, não conformidades identificadas, indicadores, mudanças, reclamações, requisitos legais e outras informações podem ajudar o auditor a compreender o contexto e identificar pontos que merecem atenção durante a auditoria.

Essas informações direcionam a preparação, mas não devem levar o auditor a chegar à auditoria com conclusões prontas.

O auditor precisa manter abertura para aquilo que as evidências mostrarão durante a execução.

No caso de um Sistema de Gestão Integrado, a preparação também permite compreender previamente a relação entre processos e requisitos dos diferentes temas, evitando uma abordagem fragmentada.

Entre os principais benefícios de uma boa preparação estão:

• Maior foco: o auditor consegue direcionar sua atenção para os processos, riscos, requisitos e informações mais relevantes;
• Melhor aproveitamento do tempo: menos tempo é gasto tentando entender a organização durante a própria auditoria;
• Melhor direcionamento das verificações: a preparação ajuda o auditor a definir pontos iniciais e possíveis fontes de evidência;
• Conhecimento prévio do contexto: mudanças, histórico e informações anteriores ajudam na compreensão da organização;
• Maior objetividade: critérios claros reduzem interpretações baseadas apenas na percepção do auditor;
• Maior segurança da equipe auditora: os auditores chegam à execução sabendo por onde começar e quais pontos precisam considerar.

Preparar bem não significa chegar com todas as perguntas prontas. Significa chegar com conhecimento suficiente para saber por onde começar e competência para decidir para onde seguir a partir das evidências encontradas.

COMO PREPARAR UMA AUDITORIA INTERNA? PASSO A PASSO

1. DEFINA O OBJETIVO E O ESCOPO DA AUDITORIA

O primeiro passo é compreender para que a auditoria será realizada e quais serão seus limites.

O objetivo define o propósito da auditoria.

Ela pode, por exemplo, verificar o atendimento aos critérios estabelecidos, avaliar a implementação e eficácia de determinados requisitos, verificar mudanças realizadas no Sistema de Gestão ou acompanhar aspectos específicos definidos pela organização.

De forma simples, o objetivo responde à pergunta: “Para que esta auditoria será realizada?”

Já o escopo define a abrangência e os limites da auditoria.

Pode considerar processos, unidades, atividades, locais, período, requisitos ou outras condições definidas para a auditoria.

O escopo responde: “Até onde esta auditoria irá?”

Em um SGI, por exemplo, uma auditoria pode ter como escopo o processo de Produção de determinada unidade, considerando requisitos relacionados à Qualidade, ao Meio Ambiente e à Segurança e Saúde no Trabalho.

Um objetivo e um escopo claros evitam dispersão e ajudam a equipe a direcionar adequadamente o tempo disponível.

2. DEFINA OS CRITÉRIOS DA AUDITORIA

Depois de compreender o objetivo e o escopo, é necessário definir quais serão as referências utilizadas para avaliar as evidências encontradas.

Os critérios podem incluir:

• requisitos de normas de Sistemas de Gestão;
• procedimentos, políticas e instruções internas;
• requisitos legais e regulamentares;
• requisitos de clientes;
• contratos e compromissos assumidos pela organização;
• critérios internos definidos pela própria organização.

Essa definição é fundamental porque uma constatação precisa estar relacionada a um critério aplicável.

O auditor não pode transformar sua preferência, experiência pessoal ou forma particular de executar uma atividade em requisito para a organização.

Quando falamos de uma Não Conformidade, essa relação se torna ainda mais importante: é necessário existir requisito, quebra e evidência objetiva.

Metas e indicadores também podem fazer parte da análise, mas um resultado abaixo da meta, isoladamente, não significa automaticamente uma Não Conformidade. É necessário compreender quais critérios a organização estabeleceu para aquela situação.

3. ANALISE INFORMAÇÕES GERAIS DA ORGANIZAÇÃO E O HISTÓRICO DAS AUDITORIAS

Na preparação, a DML recomenda solicitar previamente informações que ajudem a equipe auditora a compreender o contexto macro e o Sistema de Gestão da organização.

Não se trata necessariamente de solicitar todos os documentos específicos de cada processo que será auditado. A intenção é ter acesso a informações gerais que permitam compreender melhor a organização antes da execução.

Dependendo da organização e do escopo, podem ser analisados, por exemplo:

• Política do Sistema de Gestão;
• Manual do Sistema de Gestão, quando aplicável;
• informações sobre o contexto e estrutura da organização;
• objetivos e informações gerais do Sistema de Gestão;
• organograma ou informações sobre responsabilidades;
• Licença de Operação e outras licenças relevantes, quando aplicáveis;
• requisitos legais ou informações gerais relacionadas ao escopo;
• resultados de auditorias anteriores;
• Não Conformidades registradas anteriormente;
• indicadores ou resultados relevantes;
• mudanças significativas ocorridas desde a última auditoria.

A análise de auditorias anteriores e das Não Conformidades identificadas é importante porque fornece histórico para a equipe e ajuda a compreender pontos que já demandaram atenção em avaliações anteriores.

Isso não significa entrar na auditoria tentando reencontrar o mesmo problema. O histórico é uma fonte de informação para a preparação, e não uma conclusão antecipada.

4. CONHEÇA O PROGRAMA DE AUDITORIA E A CORRELAÇÃO ENTRE PROCESSOS E REQUISITOS

O Programa de Auditoria permite uma visão macro do planejamento das auditorias da organização.

Ele pode definir, entre outros pontos:

• quais auditorias serão realizadas;
• quais processos ou unidades serão contemplados;
• a frequência prevista;
• períodos ou ciclos de auditoria;
• responsabilidades;
• critérios gerais;
• prioridades;
• quantidade de auditores
• correlação entre processos e requisitos aplicáveis.

Essa correlação entre processos × requisitos é especialmente importante em um Sistema de Gestão Integrado.

Não é necessário esperar a proximidade de cada auditoria para começar a pensar quais requisitos estão relacionados a determinado processo.

Essa análise pode — e deve — fazer parte do próprio Programa de Auditoria.

Por exemplo, ao considerar o processo de Compras, a organização pode identificar previamente requisitos relacionados à qualificação de fornecedores, controles ambientais aplicáveis às aquisições, requisitos de SST relacionados à contratação de serviços, requisitos legais, critérios internos e outros elementos pertinentes.

Essa visão facilita a preparação das auditorias específicas e ajuda a evitar que a auditoria seja estruturada apenas por cláusulas de norma.

Também fortalece a visão do auditor sobre o Sistema de Gestão como um conjunto de processos conectados, e não como uma sequência de requisitos isolados.

5. DEFINA A EQUIPE DE AUDITORIA

A escolha da equipe é outra etapa importante da preparação.

Os auditores devem possuir conhecimentos e competências compatíveis com o escopo e os critérios definidos.

Dependendo da complexidade da auditoria, pode ser necessário contar com mais de um auditor ou com apoio técnico específico.

Mas competência para auditar não se resume a conhecer normas.

Além do conhecimento técnico, a auditoria exige habilidades e competências relacionados ao perfil comportamental, como:

• comunicação;
• capacidade analítica;
• visão de processo;
• imparcialidade;
• liderança;
• gestão do tempo;
• trabalho em equipe;
• postura profissional.

Também é necessário assegurar objetividade e imparcialidade na escolha dos auditores.

A equipe precisa compreender previamente como as responsabilidades serão divididas, quais processos ou temas ficarão sob responsabilidade de cada auditor e como acontecerá a comunicação entre os integrantes durante a auditoria.

Uma boa divisão evita sobreposição de atividades e contribui para uma execução mais organizada.

6. PREPARE O PLANO DE AUDITORIA

O Plano de Auditoria organiza a execução da auditoria específica.

Ele deve apresentar informações suficientes para que equipe auditora e auditados compreendam como a auditoria acontecerá.

Entre as informações que podem fazer parte do plano estão:

• objetivo;
• escopo;
• critérios;
• processos e áreas envolvidas;
• datas e horários;
• equipe auditora;
• responsáveis pelos processos;
• locais;

Sempre que possível, especialmente em auditorias de SGI, o plano deve ser estruturado considerando os processos da organização, e não simplesmente dividido pelas normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

Por exemplo, em vez de separar períodos exclusivos para “Qualidade”, “Meio Ambiente” e “SST”, o auditor pode organizar a agenda pelo processo de Produção e, ao longo dele, verificar os diferentes requisitos relacionados àquela atividade.

Essa abordagem reduz repetições e permite uma compreensão mais integrada do processo.

O plano não precisa ser excessivamente complexo.

Ele precisa ser claro, aplicável e compatível com a complexidade da auditoria.

E também não deve ser entendido como algo rígido. Se durante a auditoria uma evidência relevante exigir maior aprofundamento, a equipe pode ajustar a condução do trabalho, desde que preserve objetivo, escopo e critérios estabelecidos.

7. ELABORE O CHECKLIST / LISTA DE VERIFICAÇÃO PERSONALIZADA

Na metodologia utilizada pela DML, a Lista de Verificação não deve ser um documento genérico nem uma simples reprodução dos requisitos da norma.

Ela precisa ser personalizada.

Isso significa considerar:

• objetivo e escopo da auditoria;
• processos auditados;
• critérios aplicáveis;
• correlação processo × requisito;
• informações gerais conhecidas sobre a organização;
• histórico de auditorias;
• requisitos legais, quando aplicáveis;
• resultados ou informações relevantes;
• mudanças;
• características específicas do processo.

Mais importante do que transformar cada requisito em uma pergunta é compreender aquilo que precisa ser verificado.

Uma Lista de Verificação pode incluir, por exemplo:

• Critério da Auditoria
• requisito ou tema relacionado ao(s) critério(s) da auditoria;
• perguntas relevantes;
• Forma de Verificação
• Descrição da constatação
• Classificação da constatação

FORMA DE VERIFICAÇÃO

A Forma de Verificação é um elemento importante da Lista de Verificação Personalizada na metodologia DML.

Ela ajuda o auditor a pensar previamente como determinado ponto pode ser verificado durante a auditoria.

Podem ser utilizadas, por exemplo:

• entrevistas;
• observação de atividades;
• análise de informações documentadas;
• entrevista com o responsável
• análise de registros;
• amostragem;
• acompanhamento de determinada atividade;
• cruzamento de evidências;
• rastreabilidade de informações;
• outras formas adequadas ao ponto verificado.

Importante ressaltar que durante a execução, uma evidência pode levar o auditor a outro registro, outro processo, outra pessoa ou outra forma de verificação.

É nesse momento que a trilha de verificação se desenvolve.

A LV orienta. A evidência direciona a trilha.

Por isso, Lista de Verificação não deve ser confundida com uma sequência fixa de perguntas.

O auditor não deve ficar preso ao documento a ponto de ignorar uma evidência relevante simplesmente porque ela não estava prevista na preparação.

Uma boa LV ajuda o auditor a começar. Uma boa auditoria exige capacidade para decidir até onde seguir.

8. FAÇA UMA PREPARAÇÃO OTIMIZADA

Antes da execução, a equipe precisa realizar um último alinhamento entre a própria equipe e também com os responsáveis pelos processos para garantir que existem condições adequadas para iniciar a auditoria.

Isso inclui comunicar previamente as informações necessárias aos responsáveis pelos processos e verificar questões práticas como:

• Plano de Auditoria comunicado;
• responsáveis disponíveis;
• acesso às áreas;
• requisitos de segurança para entrada;
• necessidade de equipamentos de proteção;
• restrições específicas;
• recursos necessários;
• documentos ou informações previamente solicitados disponíveis.

O objetivo é garantir as condições necessárias para a auditoria acontecer. E também é importante que a própria equipe faça uma revisão final da preparação.

Mais do que conferir uma lista extensa de itens, a pergunta principal é:

“A equipe está segura e confiante com a preparação realizada para iniciar a auditoria?”

Se objetivo, escopo, critérios, informações principais, responsabilidades, plano e LV estão compreendidos pela equipe, a preparação cumpriu seu papel.

Uma preparação otimizada não busca prever tudo. Busca deixar a equipe pronta para executar uma auditoria consistente.

ERROS COMUNS NA PREPARAÇÃO DE UMA AUDITORIA INTERNA

Mesmo quando existe um processo de auditoria definido, alguns erros podem comprometer a preparação e refletir diretamente na qualidade da execução.

Não definir claramente objetivo e escopo

Quando não está claro para que a auditoria será realizada ou quais são seus limites, o trabalho tende a perder o foco.

Um escopo excessivamente amplo também pode fazer com que o auditor tente verificar mais informações do que o tempo disponível permite.

Objetivo e escopo precisam orientar todas as demais decisões da preparação.

Usar um checklist genérico

Um checklist pronto pode até servir como referência inicial, mas dificilmente representa as particularidades de uma organização.

Auditar um checklist não é a mesma coisa que auditar um processo.

Uma Lista de Verificação personalizada precisa considerar processos, critérios, histórico, riscos, requisitos, mudanças e outras informações relevantes.

Caso contrário, existe o risco de a auditoria se limitar a perguntas padronizadas.

Preparar perguntas demais e compreender o processo de menos

Esse é um erro importante.

O auditor pode preparar dezenas de perguntas e, ainda assim, chegar à auditoria sem compreender adequadamente o que aquele processo faz, quais resultados precisa entregar ou quais requisitos estão relacionados a ele.

Perguntas são ferramentas. Não são o centro da auditoria.

Antes de pensar em tudo o que pretende perguntar, o auditor precisa compreender aquilo que pretende verificar.

Não analisar auditorias anteriores

Resultados de auditorias anteriores e Não Conformidades já registradas são fontes importantes para a preparação.

Ignorar esse histórico significa abrir mão de informações que podem ajudar a equipe a compreender melhor a organização e identificar pontos que merecem atenção.

O histórico deve direcionar a atenção, mas não criar conclusões antecipadas.

Não considerar mudanças

Processos, equipamentos, pessoas, instalações, fornecedores, requisitos legais e condições da organização podem mudar ao longo do tempo.

Por isso, uma auditoria preparada apenas com base em informações antigas pode deixar de considerar pontos relevantes.

Mudanças precisam fazer parte da preparação sempre que tiverem relação com o escopo ou com os processos auditados.

Confundir opinião com evidência

Um auditor pode ter muita experiência e conhecimento técnico.

Mas isso não transforma sua preferência pessoal em critério de auditoria.

Uma situação não deve ser caracterizada como Não Conformidade apenas porque o auditor executaria a atividade de outra maneira.

A conclusão precisa estar sustentada por requisito, quebra e evidência objetiva.

Planejar a auditoria apenas pela norma

Esse é um erro especialmente relevante em auditorias de SGI.

Organizar a auditoria separando rigidamente ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 pode levar a entrevistas repetitivas e a uma visão fragmentada do Sistema de Gestão.

A abordagem por processo permite verificar, dentro de uma mesma atividade, requisitos relacionados a diferentes temas.

Em Produção, por exemplo, o auditor pode percorrer controles de qualidade, aspectos ambientais, riscos ocupacionais, requisitos legais, indicadores e outros elementos relacionados ao processo.

O processo é o caminho. Os requisitos aparecem ao longo dele.

Entrar na auditoria querendo confirmar uma conclusão

Preparação não é investigação para confirmar uma suspeita.

Auditorias anteriores, documentos analisados ou informações recebidas antes da auditoria podem gerar pontos de atenção.

Mas o auditor precisa chegar à execução aberto às evidências.

A preparação cria hipóteses e direcionamentos. A conclusão vem da avaliação das evidências.

Tentar verificar tudo com a mesma profundidade

Nem todos os pontos possuem a mesma relevância.

Uma boa preparação ajuda o auditor a decidir onde precisa investir mais tempo e profundidade, considerando objetivo, escopo, histórico, riscos, mudanças e demais informações disponíveis.

Tentar verificar absolutamente tudo com o mesmo nível de detalhe pode reduzir a capacidade da auditoria de aprofundar aquilo que realmente merece atenção.

Deixar a preparação para a última hora

Quando a preparação ocorre às pressas, etapas importantes podem ser tratadas superficialmente.

A equipe pode não ter tempo suficiente para analisar informações, compreender o Programa de Auditoria, preparar a LV personalizada ou alinhar suas responsabilidades.

Preparação faz parte da auditoria. Não é uma tarefa adicional realizada pouco antes da reunião de abertura.

CONCLUSÃO

Preparar uma auditoria interna é uma etapa fundamental para que a equipe chegue à execução com clareza, direcionamento e segurança.

Mas preparação não significa construir uma lista enorme de perguntas ou tentar prever tudo o que acontecerá durante a auditoria.

Ela envolve compreender objetivo, escopo e critérios; conhecer informações gerais da organização; analisar o histórico; compreender o Programa de Auditoria e a correlação entre processos e requisitos; definir a equipe; elaborar o Plano de Auditoria e construir uma Lista de Verificação personalizada com Formas de Verificação adequadas.

Uma boa auditoria não começa com boas perguntas.

Ela começa quando o auditor compreende o contexto, sabe o que precisa verificar e está preparado para interpretar as evidências que encontrar.

A partir daí, cada evidência pode abrir uma nova possibilidade de verificação.

É assim que uma trilha se constrói.

E é justamente por isso que a preparação não deve engessar o auditor.

Ela deve dar a base necessária para que ele saiba por onde começar — e tenha competência para decidir até onde seguir.

Ferramentas de tecnologia e Inteligência Artificial também podem apoiar essa etapa, ajudando a organizar informações, comparar documentos, estruturar dados e identificar pontos iniciais de atenção.

Mas continuam sendo o conhecimento, o pensamento crítico e a capacidade do auditor de compreender o contexto e seguir as evidências que determinam a qualidade da auditoria.