1. Padronizar é a base para melhorias
Imagine que estamos em uma organização onde cada um realiza a atividade da maneira que entende ser a mais conveniente para si.
Como cada um de nós tem uma percepção, muito provavelmente teremos uma variação alta na forma de realizar a atividade e consequentemente resultados bem diferentes, seja na qualidade do produto ou do serviço, no tempo de execução ou até mesmo nos custos.
Então, para melhorar processos é recomendado realizar o seu mapeamento e padronização. Significa dizer que devemos estudar as diferentes maneiras conhecidas e optar por aquela que seja mais eficiente para a empresa. O que nos leva ao segundo benefício.
2. Permite trabalhar sempre com o melhor desempenho
Padronizar não é limitar a execução e sim trabalhar com o melhor desempenho conhecido para obter os melhores resultados com a menor variação possível.
Uma vez que foi possível mapear e entender o processo, vamos verificar qual é a forma que traz o melhor resultado e este será o padrão adotado. Note que sempre que uma melhor forma de executar uma atividade for identificada, o padrão deve ser revisado.
3. Melhora o desempenho uma vez que reduz a variação
Como podemos ver, após a análise do gráfico a seguir, em organizações sem nenhuma padronização temos uma variação alta nos processos. Quando padronizamos, esta variação diminui e somente isso já melhora bastante a média de desempenho.
4. Facilita a identificação de problemas, anormalidades
e oportunidades de melhoria
Processos padronizados possuem uma variação conhecida, ou seja, conseguimos prever os resultados com uma maior facilidade. Com isso, a identificação de problemas acontece com maior rapidez o que permite que a sua análise e solução também sejam antecipadas.
À medida que vamos padronizando e resolvendo os problemas é possível ter tempo para estudar os processos e assim conseguir encontrar oportunidades para melhorá-los.
5. Sustenta as melhorias
A padronização também funciona como a base de sustentação de uma melhoria, prevenindo que o processo retorne ao estado anterior.
Uma vez que todos sabem como fazer, fica mais fácil manter os resultados e seguir melhorando.
6. Retém e facilita a transmissão de conhecimento
Processos padronizados facilitam a capacitação de pessoas e retenção do conhecimento dentro da organização, minimizando o impacto quando temos a substituição de colaboradores, seja porque deixaram a organização ou porque foram promovidos a outros postos de trabalho.
Resumindo, a padronização é a base tanto para solução de problemas quanto para implementação de melhorias, sustentabilidade das ações e retenção do conhecimento.
Encarar o processo de padronização com esta visão traz resultados mais sustentáveis e duradouros para as pessoas e seus processos. Trabalhe sempre com o melhor desempenho! Padronize!
Melhoria Contínua é uma cultura de trabalho adotada com o objetivo de atingir resultados cada vez melhores e de forma contínua, como a próprio termo em questão. Ou seja, é a busca incessante de melhorar o produto ou serviço, ou mesmo os processos internos da organização com foco no cliente, minimizando desperdícios e desenvolvendo atividades que agreguem mais valor ao consumidor final.
O PGRS tem como principal objetivo implementar um procedimento adequado para o conjunto de ações exercidas, direta ou indiretamente, nas etapas de coleta, transporte, transbordo, tratamento e destinação final ambientalmente adequada dos resíduos sólidos e disposição final ambientalmente adequada dos rejeitos.
Profissionais da área de QSMS são conhecidos por terem uma postura sistêmica voltada para processos. Então, se você é iniciante nesta área, é importante começar encarando o seu desenvolvimento profissional dessa maneira.
Para isso, você pode fazer uso do ciclo PDCA. Vamos saber como?
Ou seja, como a filosofia 5S trabalha a disciplina na organização através de ferramentas simples que trazem muitas mudanças nos comportamentos, uma implementação bem sucedida pode ser a base para muitas outras ações dentro da empresa.
Além disso, um Programa 5S trás inúmeros benefícios que vão além do aumento na produtividade.
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