5S é uma filosofia japonesa que tem como objetivo principal o aumento da produtividade nas organizações. O nome é  originado a partir de 5 palavras em japonês que iniciam com a letra “S”. Abaixo os 5 Sensos em japonês com tradução em português:

1. SEIRI: Senso de Seleção.

2. SEITON: Senso de Organização.

3. SEISO: Senso de Limpeza.

4. SEIKETSU: Senso de Padronização. 

5. SHITSUKE: Senso da Disciplina

Porque implementar um Programa de 5S na sua organização?

Takashi Osada, no livro The 5S’s: Five Keys to a Total Quality Environment (Os 5Ss: Cinco chaves para o ambiente da Qualidade total) afirma que:

“Se você puder aplicar o 5S, poderá alcançar o que se propôs a fazer. A empresa que se sai bem com 5S também se sairá bem com todas as outras práticas. A empresa que não é capaz nem mesmo de implementar o 5S básico também não será capaz de fazer nada que seja necessário para tornar a organização competitiva.”

Ou seja, como a filosofia 5S trabalha a disciplina na organização através de ferramentas simples que trazem muitas mudanças nos comportamentos, uma implementação bem sucedida pode ser a base para muitas outras ações dentro da empresa.

Além disso, um Programa 5S trás inúmeros benefícios que vão além do aumento na produtividade, abaixo citamos alguns deles:

– Melhoria na motivação da equipe: Trabalhar em um local limpo e organizado reduz o estresse e aumenta o orgulho e motivação das pessoas.

– Redução de acidentes de trabalho: Acidentes relacionados a tropeços e quedas tendem a serem menores em ambientes organizados, também são reduzidos os incidentes relacionados ao uso indevido de ferramentas e materiais já que existe uma facilidade maior para encontrar as ferramentas e os materiais certos para a realização do trabalho, sem falar na questão da cultura de disciplina que fica mais difundida, o que facilita o cumprimento de procedimentos de segurança.

– Facilidade para a identificação de anomalias: Quando se tem um local para cada coisa, fica muito mais fácil identificar quando algo está faltando ou ainda se algo está armazenado em um local inadequado.

– Redução de desperdícios: Como existem locais definidos para tudo o que é realizado dentro do ambiente, conseguimos reduzir desperdícios relacionados ao tempo de busca por algum material ou ferramenta ou ainda desperdícios relacionados à produção de itens defeituosos.

– Melhoria na comunicação: Sinalizações, procedimentos, indicadores, tudo estará em seu lugar e somente o necessário.

Onde podemos implementar um programa 5S?

Como os conceitos do 5S são bem simples, podemos implementar um programa 5S em qualquer lugar, incluindo nossas vidas pessoais. Abaixo alguns exemplos de aplicação.

– Ambiente industrial;

– Escritórios;

– Oficinas;

– Estoques e armazéns;

– Ambientes relacionados a área da Saúde (Hospitais, enfermarias, clínicas).

Nota: Se eu te pedisse para encontrar um arquivo específico no seu computador, quanto tempo você demoraria para encontrar? Você sabia que é possível utilizar os conceitos do 5S até mesmo para organizar os seus arquivos digitais? Pense no tempo que você gasta para encontrar aquela foto antiga que você gostaria de postar como um “#TBT”, ou ainda aquele arquivo importante para apresentar a um cliente.

Como implementar um programa 5S?

Para entender como implementar um programa 5S precisamos primeiro conhecer o objetivo de cada “S”. Vamos lá?

1. SEIRI: Senso de Seleção

Em alguns casos também é traduzido como Senso de utilização ou de descarte. O objetivo deste primeiro S é manter no ambiente de trabalho somente o necessário na quantidade necessária. E para isso o que costumamos fazer é iniciar com um dia “D” para a Seleção, ou exercício de arrumação. Ou seja, nesse dia iremos separar tudo o que existe no ambiente e avaliar a sua real necessidade, incluindo quantidades. Para facilitar essa análise, veja o fluxo abaixo que deve ser seguido item a item:

Para definir se um item é ou não necessário, se pergunte:

• Quando foi a última vez que ele foi utilizado? Se a resposta for vaga ou não for possível se lembrar é um grande indicativo que ele não é necessário.

Em relação a quantidade necessária, se pergunte:

• Quantas pessoas precisam usar aquele item ao mesmo tempo e com que frequência?

Ao final do dia “D” da Seleção, a equipe terá os itens classificados da seguinte maneira:

– Desnecessário e que pode ser descartado: Tudo aquilo que deve ser descartado e que é possível fazer isso imediatamente.

– Desnecessário mas precisa de autorização para descarte: Tudo aquilo que deve ser descartado, mas precisa de algum tipo de autorização ou procedimento específico, como por exemplo algum ativo da empresa ou material perigoso.

– Necessário: Tudo aquilo que deverá ser armazenado no local.

– Necessário para outro local: Tudo aquilo que pode ser utilizado em outro ambiente.

– Necessário para estoque: Tudo aquilo que está em excesso, mas pode servir como peça de reposição e deverá ir para o estoque geral.

– Item duvidoso: Tudo aquilo que não temos certeza se é ou não necessário. Neste caso, aplicamos o conceito da área de espera, que consiste em separar um local para estes itens onde eles vão permanecer em uma espécie de “quarentena” e após um tempo determinado, se não forem utilizados, deverão ser descartados. Se o contrário acontecer, eles saem da área de espera e vão para um local correto de armazenamento.

Vale ressaltar que em alguns casos não conseguimos remover o item do local que ele está, seja porque ele é pesado demais, ou porque está fixado no local, ou ainda por que não temos outro local para armazenar. Nestes casos, utilizamos uma ferramenta chamada “Etiqueta vermelha”, que consiste em sinalizar que aquele item é desnecessário e deverá ser removido. Também podemos utilizar etiquetas vermelhas para itens desnecessários que precisem de alguma aprovação para descarte ou ainda para itens duvidosos. Essa ferramenta tem como benefício a identificação e comunicação visual. 

Figura 1: Exemplo de uma Etiqueta vermelha

Dicas:

– Planeje esse dia com antecedência e tenha uma visão clara de quantas pessoas serão necessárias e o material que será utilizado (incluindo equipamentos de proteção individual e ferramentas).

– Capacite as pessoas envolvidas para a realização deste exercício. É importante que todos tenham consciência que alguns itens serão descartados (aqueles em excesso) e que estas pessoas entendam este benefício.

– Ao final do dia, é possível catalogar os itens e suas classificações para uma análise crítica dos resultados e para que a etapa de organização seja facilitada.

– Em alguns casos é possível que você identifique a necessidade de compra de materiais ou ferramentas. Apesar de não ser o foco do exercício, não deixe de capturar esses insights, ok?

2. SEITON: Senso de Organização

O objetivo deste segundo S é o de ter “um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar”. Ou seja, uma vez que já listamos tudo aquilo que é necessário para o ambiente de trabalho, chegou a hora de organizar de forma lógica e para isso devemos avaliar a frequência e o local de uso para cada item, organizando da seguinte forma:

– Itens de Uso de maior frequência: O que usamos com frequência precisa estar o mais perto possível do local de uso, aqui podemos incluir ferramentas de uso individual ou por máquina, por exemplo.

– Itens de Uso de média frequência: Aquilo que usamos com uma frequência média pode estar um pouco mais distante, mas ainda dentro do ambiente. Aqui incluímos itens de uso coletivo do setor, como por exemplo um material de limpeza do ambiente.

– Itens de Uso de menor frequência: Os itens de uso menos frequente podem estar em um local de armazenamento externo ao ambiente, aqui incluímos itens de uso coletivo da organização.

Tendo essas três classificações em mente, reúna a equipe e avalie item a item da lista. Depois, defina um local para cada item. Neste caso o uso de uma planta baixa do ambiente pode auxiliar esta atividade. Pense em formas de organização que facilitem o trabalho e também a limpeza, sendo assim, pense no acesso aos itens, no espaço necessário para circulação, etc. Em seguida, organize os itens nos locais definidos e identifique.

Uma dica aqui é iniciar com locais provisórios e testá-los antes de uma padronização oficial. É comum estabelecermos um local inicial e após poucos dias, chegarmos a conclusão que seria melhor de outra maneira. Mas estabeleça um tempo de teste, corrija o que for necessário e implemente uma organização definitiva em seguida.

3. SEISO: Senso de Limpeza

O objetivo deste terceiro “S” é manter o local de trabalho limpo. E não estamos falando apenas de uma rotina de limpeza, mas sim na identificação das fontes de sujeira.

Na filosofia do 5S a limpeza é encarada não como um fator estético, limpar significa inspecionar e inspecionar significa identificar defeitos para que possam ser corrigidos antes que o processo pare. Além disso, pessoas que trabalham em ambientes mais limpos tendem a serem mais produtivas. Com tudo isso em mente, chegou o momento de limpar!

Algumas organizações optam por fazer o dia da limpeza, outras realizam o exercício junto ao da Seleção. É importante que você avalie bem o local que deverá ser limpo e a profundidade que isso será realizado para conseguir planejar de forma mais assertiva. Dependendo do estado atual das máquinas e equipamentos é possível que você precise dividir a limpeza inicial em mais de uma fase.

Normalmente quando limpamos, acabamos descobrindo outras questões relacionadas a manutenção ou ainda é preciso desmontar os equipamentos, por isso o envolvimento da sua equipe de manutenção neste exercício é importante.

Durante o exercício de limpeza, não seja superficial, limpe com profundidade, incluindo, por exemplo, a remoção de camadas de tinta que foram aplicadas umas sobre as outras em um equipamento, ou ainda a desmontagem de máquinas para conseguir limpar o seu interior. Dê atenção também para janelas, teto, piso e toda a área de circulação.

Após a limpeza é importante estabelecer uma rotina de limpeza incluindo papéis, responsabilidades e procedimentos para que seja possível manter os padrões atingidos.

4. SEIKETSU: Senso de Padronização

O Senso de Padronização tem como objetivo principal estruturar os processos para que seja possível manter os resultados alcançados. Sendo assim, para cada S anterior é preciso estabelecer padrões tais como:

Seleção: Uso das etiquetas vermelhas e áreas de espera; procedimento para definir ferramentas e materiais necessários.

Organização: Identificação visual dos locais, estabelecimento de limites máximos e mínimos. Fotos com padrão de organização, etc.

Limpeza: Procedimentos de rotina de limpeza e inspeção, fotos com padrão de limpeza, etc.

   Figura 2: Exemplo de Padrão de 5S na área de Fabricação

5. SHITSUKE: Senso da Disciplina

O senso de disciplina, também conhecido como senso de sustentabilidade, trabalha o comportamento das pessoas na manutenção dos resultados, e para isso temos duas ferramentas que nos auxiliam neste processo.

– Mapa do 5S: Um mapa que divide a área por responsáveis e assim cada um tem a função de manter os resultados naquela área específica independente de quem a utiliza. Esta ferramenta ajuda a criar um sentimento de “dono” e com isso tendemos a manter os resultados.

 Figura 3: Exemplo de Mapa 5S com definição de responsabilidade

– Auditorias de 5S: Esta é uma ferramenta que usamos para identificar se estamos conseguindo sustentar os resultados e também nos auxilia a identificar oportunidades de melhoria. Para nos auxiliar nas auditorias, podemos criar checklists adequados ao nível de maturidade que estamos e assim avaliamos os resultados. 

Abaixo exemplos de perguntas que podem ser utilizadas em cada fase de implementação. Você irá notar que as perguntas abaixo são gerais, é importante que você avalie a necessidade de inclusão de questões específicas para a área que será auditada.