A matriz de treinamento permite planejar o futuro da empresa ao longo do tempo para alcançar, de maneira sustentável, o resultado almejado. É uma maneira de compilar e organizar a capacitação de seus funcionários para caminhar junto ao planejamento estratégico da organização, ou seja, atualizando sempre onde a empresa quer chegar. E para isso, os profissionais são peças fundamentais para este sucesso.

Atenção! Ter um plano de treinamento, só para dizer que tem? Se a sua organização possui um plano de treinamento aleatório, com treinamentos avulsos e sem planejamento específico do objetivo para cada treinamento, chegou a hora de parar de “cumprir a tabela”.

Uma matriz de treinamento bem planejada e eficiente traz o crescimento dos colaboradores e, por conseqüência, da organização. Mas, por onde começar?

Primeiro, é importante saber que cada indivíduo é único e por isso é importante conhecer a pessoa que está ocupando cada cargo/função dentro da organização. A partir do organograma organizacional, faça um mapeamento das pessoas, cargos e funções. Podemos aplicar o termo CHA para identificar o status e os GAP’s que precisam ser vencidos para cada nível dentro da organização.

Já ouviu falar do termo CHA?  

O termo CHA serve para avaliar seus colaboradores em relação aos 3 significados de cada letra, sendo: 

• C (Conhecimento): representa o “SABER”. Ou seja, refere-se ao conhecimento do indivíduo sobre determinado assunto, seja  este adquirido através, da sua formação, treinamentos, de livros e na vida. É o know-how de algo que tenha valor tanto para a empresa quanto para si próprio. 
• H (Habilidade): representa o “SABER FAZER”. Ou seja, refere-se à sabedoria de colocar em prática aquilo que se aprende na teoria. É a habilidade e sabedoria de oferecer o resultado pretendido na realização de determinada tarefa, processo ou procedimento, vencendo os possíveis obstáculos ou impasses.
•  A (Atitude): representa o “QUERER FAZER”. Ou seja, refere-se à proatividade e postura do profissional para o ato da ação. Não adianta ter o conhecimento e habilidade, sem a ação propriamente dita para que as coisas se concretizem. 

Uma vez identificado e mapeado, é hora de planejar e desenvolver adequadamente estes 3 critérios para os colaboradores e garantir esta cultura de desenvolvimento, para ter cada vez mais uma equipe eficiente por meio de resultados individuais e, por consequência, o sucesso coletivo.  

Além disso, é preciso ter bem definido pela organização o que cada colaborador deve ter para estar na empresa de uma forma geral, no seu departamento de trabalho, para assumir o cargo e desempenhar os seus papéis e responsabilidades específicas. E para isso podemos dividir o conhecimento em níveis que podem ser visualizados abaixo:

Conhecimentos gerais sobre a organização: Neste nível estão os treinamentos gerais da empresa, como por exemplo, integração de segurança, informações sobre os produtos/serviços, código de conduta, etc.

Conhecimentos gerais do departamento de trabalho: Em um segundo nível estão as capacitações relacionadas ao setor que a pessoa irá ocupar, como por exemplo, manuseio de produtos químicos, regras específicas de segurança, regras específicas de marketing, etc.

Conhecimentos específicos do cargo: O terceiro nível trata de questões inerentes ao cargo que será ocupado, como por exemplo, a operação de uma máquina, os procedimentos de precificação do produto, etc.

Conhecimentos específicos da pessoa: No quarto e último nível colocamos os conhecimentos que são atrelados a pessoa e não necessariamente ao cargo, como por exemplo, a formação de auditores internos, representantes da CIPA, Brigada de Emergência, etc.

Qual é a diferença da Matriz de Treinamento para o Plano de Treinamento:

Muitos confundem Matriz com Plano, a principal diferença é que a matriz contém TUDO o que o colaborador precisa para exercer bem a sua função e avalia o que a pessoa já tem com aquilo que ela necessita. Podendo inclusive dividir por níveis de conhecimento. Veja o exemplo abaixo:

Já o Plano é utilizado para colocar em prática as lacunas encontradas na matriz. Ou seja, se a matriz diz que determinada pessoa precisa ser capaz de treinar outras pessoas nas etapas da auditoria interna, o Plano deverá conter ações que façam com que ela atinja essa capacidade, podendo incluir treinamentos teóricos, práticos ou até mesmo mentorias com prazos para execução.

Dicas básicas para a Matriz de Treinamento:

• Elabore uma planilha visual e prática, com definição de uma periodicidade mínima e gatilhos para revisão deste planejamento, minimamente recomenda-se uma revisão anual. Gatilhos geralmente estão ligados a alguma necessidade específica (por exemplo, a atualização de uma legislação, uma nova legislação, um acidente de trabalho, identificação de uma não conformidade, entre outros), que fazem com que a matriz seja revisada imediatamente;
• Identifique o(s) conhecimento(s) obrigatório(s), recomendado(s) ou opcional(is), e correlacione com os colaboradores. Faça isso nominalmente, lembre-se que mesmo com a mesma função as pessoas podem ter necessidades diferentes;
• Identifique os recursos necessários para aplicar cada treinamento, tais como: carga horária, emissão de certificado, número mínimo e máximo de participantes e modalidade (EAD, presencial, instrutor interno, teórico, prático, mentoria, etc);
• Planeje a participação dos colaboradores de forma a minimizar o impacto para a continuidade do negócio da organização, sem que o mesmo precise se ausentar do treinamento. Ou seja, se necessário for, divida em turmas.
• Envolva as pessoas na criação da matriz, gestores e representantes das áreas podem ter visões diferentes de um representante de RH, por exemplo.

Lembre-se: A capacitação deve ser encarada como um investimento dentro da organização e não como custo. Mas lembre-se, o resultado não é imediato e a organização deve considerar o desenvolvimento dos colaboradores como um processo contínuo e sustentável para o seu crescimento e para novas oportunidades de negócio. Além disso, evita o turn over dos colaboradores, que se sentem motivados e valorizados no seu trabalho.