Ferramenta da Qualidade utilizada tanto para a definição do problema quanto para o planejamento de ações. O nome vem de 7(sete) palavras em inglês, 5 (cinco) iniciadas com a letra W e 2 (duas) com a letra H.
“Eu gastaria 55 minutos para definir o problema e 5 minutos para resolvê- lo”.
Albert Einstein quando indagado sobre o que faria se tivesse apenas uma hora para resolver um problema e a sua vida dependesse disso.
Saber descrever e definir um problema são essenciais para o sucesso da sua análise e solução. E, é neste momento que a ferramenta do 5W2H é útil, o uso das 7 perguntas chaves ajuda no entendimento e clareza sobre o que aconteceu.
Abaixo listamos as perguntas do 5W2H para descrever o problema. Para este caso, você pode respondê-las mentalmente ou de forma escrita, o foco é garantir/varrer todo o contexto das 7 perguntas, para que seja possível conhecer profundamente o problema.
A partir das respostas a estas perguntas é possível ter uma descrição clara e detalhada do problema, seja em uma única sentença que cubra todos esses pontos ou através de respostas individualizadas para cada questão. Desta forma, você terá com clareza o problema, o que facilitará muito sua análise para buscar uma solução.
Planejar e acompanhar a execução das ações é uma parte importante para uma solução assertiva e sustentável do problema. E o 5W2H também é muito válido nesse processo, pois através desta ferramenta é possível definir com clareza e de forma detalhada o que será realizado, porque deve ser realizado, como, onde e por quem, assim como acompanhar os custos (se houver) e prazos.
Para o planejamento de ações utilizamos as perguntas do 5W2H com foco em estabelecer ações/atividades e, em seguida, definimos os demais pontos para a solução do problema. Aqui no planejamento e acompanhamento das ações é essencial o preenchimento da planilha do 5W2H para estruturar o plano de ação de forma completa.
Note: Mentalizar o plano de ação nesta fase não é recomendado, pois uma ou mais ações podem ser imprescindíveis para a solução do problema e podem ser esquecidas.
Na tabela seguinte temos uma sugestão de perguntas do 5W2H para planejar e acompanhar as ações. Note que apesar de usar também o 5W2H, as perguntas são um pouco diferentes do 5W2H para a definição do problema, já que o foco é estabelecer e descrever as atividades/ações.
Para resolver um problema, em geral, é necessário definir algumas atividades. E, para cada atividade, você deve responder as 7 perguntas do 5W2H. Uma sugestão simples é incluir as questões em formato de planilha (veja o modelo abaixo) para que seja possível criar o plano de ação, definindo as atividades, responsáveis, prazos e demais itens.
Modelo de Planilha 5W2H para facilitar o planejamento das ações para solução do Problema.
O uso de planos de ação mais específicos e detalhados através do 5W2H auxilia a comunicação das ações, além de permitir um monitoramento e atualização durante a sua execução, já que mudanças podem ocorrer durante a realização das ações planejadas.
Embora o 5W2H não esteja entre as 7 ferramentas básicas da qualidade, ela é uma ferramenta crucial que deve ser conhecida e utilizada tanto na descrição do problema como no planejamento de ações, sendo uma ferramenta adicional importante, usual e versátil no processo de solução de problemas.
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