O Brainstorming, também conhecido como tempestade de ideias, é uma técnica usada para identificar causas ou soluções de problemas, oportunidade de melhorias, inovação e tudo mais que necessite de boas ideias.
Por conta da abrangência e variação da utilização, existem inúmeras técnicas de Brainstorming que podem estar relacionadas a forma de execução, material utilizado, maneira de organizar as ideias e seus gatilhos.
Em todos os casos as regras são simples:
1 Quanto maior a quantidade de ideias, melhor.
2 Não julgar as ideias apresentadas.
O intuito de um brainstorming é gerar o maior número de ideias possíveis, sejam elas simples, complexas, óbvias ou até mesmo absurdas. O processo parte do princípio que para encontrar as respostas é preciso deixar a mente “fluir”, porque o que parece óbvio e/ou absurdo para uma pessoa, pode gerar um bom insight em outro indivíduo.
Vamos apresentar aqui alguns formatos e suas utilizações:
Brainstorming silencioso: Neste tipo, a questão é apresentada aos participantes e as ideias são escritas de forma silenciosa, seja diretamente no post-it, no quadro ou na folha.
Os benefícios desta modalidade são que os mais tímidos conseguem colocar as suas ideias livremente e, uma vez que não escutamos o que os outros estão pensando, a mente fica mais “livre” para as primeiras ideias.
O ponto negativo é que insights são gerados somente quando as ideias são lidas em voz alta, normalmente por uma única pessoa, e isso pode gerar uma necessidade de um número maior de rodadas.
Brainstorming falado: Aqui, normalmente, faz-se uma roda e após a questão ser apresentada a todos, cada um fala em voz alta a primeira ideia que vem na cabeça. O registro das ideias pode ser realizado pelo mediador do brainstorming ou pelo próprio participante.
Os benefícios e desvantagens estão relacionadas exatamente ao oposto do que vimos na modalidade anterior, ou seja, existe uma geração de insights imediatos e “forçamos” a mente a falar alguma coisa quando chega a vez de cada participante, mas em contrapartida os tímidos podem ser levados a um ponto alto de estresse e as mentes podem ser bloqueadas pelas ideias dos outros, tendendo a ir para a mesma direção.
Post-it: Para este tipo de brainstorming, é importante ter disponível como recursos: ambiente descontraído para o evento, blocos de post-it (papel autocolante), canetas e um mural.
Além é claro, da seleção dos participantes.
Vamos começar?
1 Entregue o bloco de post-it e a caneta para cada participante; Apresente o objetivo do Brainstorming de forma clara e simples. Recomenda-se que seja escrito na parte superior do mural;
2 Incentive os presentes a usar a criatividade para apresentar suas ideias, seja de forma escrita ou desenho;
3 Solicite que os post-its sejam colados no mural de forma aleatória, assim que preenchido;
Esta atividade permite que cada participante apresente de forma silenciosa e livre o número de ideias que venha a surgir.
Além de permitir a participação ágil (cada um no seu tempo) e efetiva, este é um passo inicial para em seguida, eleger a ideia que ainda será lapidada!
Brainstorming “reverso” ou “oposto”: Para este tipo de Brainstorming, é feito o seguinte: os participantes identificam o que não se deve fazer. Ou seja, tentar buscar a solução através do pensamento contrário, oposto.
Inverte a situação do problema.
Vamos começar?
1 Escreva o problema de forma invertida. Por exemplo:
Problema: Como podemos melhorar a satisfação dos clientes?
Escreva: Como deixar os clientes mais insatisfeitos?
2 Os participantes começam a apresentar as ideias, inclusive se colocando no papel dos clientes.
Ou seja, a estratégia é mudar o ponto de vista da análise;
3 Ao final do brainstorming reverso ou oposto, é criada uma lista de soluções reversas.
Esta atividade permite uma análise que pode trazer soluções mais robustas e a identificação de pontos negativos óbvios que não estão sendo considerados.
É aconselhável utilizar este tipo, quando o foco é o problema e quando está sendo difícil identificar ideias diretas para a solução do problema.
Observar por outro ângulo pode ser uma boa solução!
Mind Mapping – Mapa Mental: Este tipo de Brainstorming é muito utilizado para novos projetos e/ou na solução de problemas. Como recursos necessários, tenha em mãos: ambiente descontraído, papel (preferencialmente maior que o A4), canetas coloridas e, claro, participantes envolvidos com vontade e criatividade.
Vamos começar?
1 Posicione o papel em formato de paisagem e descreva o projeto ou o problema no centro da folha de papel, seja em forma de texto ou figura;
2 Utilize cores variadas durante a construção do mapa. As cores auxiliam na criatividade dos participantes;
3 Conecte as ideias mais abrangentes a partir da ideia central, associando as ideias específicas conforme ramificação do mapa (crescimento deste);
4 Utilize palavras-chave, figuras ou outro tipo de citação que representem as ideias ou tarefas. Lembre-se, estas devem ser de pequena extensão para a fácil interpretação e visualização do mapa. Note que variar as formas de descrever as ideias auxilia na imaginação dos insights.
5 Ao interligar estas representações, faça curvas e não traçados retos. As curvas estimulam novas ideias, trazendo uma visualização mais agradável do mapa mental.
6 Divirta-se e abuse da criatividade e da tempestade de ideias.
Assim como o Post-it, o Mind mapping permite a tempestade de ideias representada em papel a partir de uma representação de mapa com interligações, dando maior clareza e uma visão ampla e estruturada das ideias.
Estabelecer uma meta mínima de ideias
Seja qual for a modalidade escolhida, o mediador pode estabelecer uma meta mínima de ideias por participante, por rodada. Isso ajuda na geração de ideias menos óbvias uma vez que todos são “forçados” a entregar.
Exemplo: Podemos fazer uma primeira rodada onde são solicitadas 10 ideias de cada participante. Se tivermos 5 pessoas, em uma primeira rodada silenciosa vamos gerar 50 ideias. Então, após ler as 50 ideias, o mediador pede mais 10 ideias para cada um e assim sucessivamente, até que o grupo entenda que já possuem um número satisfatório.
Uso de categorias
Agrupar as ideias por categorias pode estimular o grupo a focar em pontos que precisam ser observados e a detalhar um pouco mais a questão que está sendo avaliada.
O alerta do uso desta ferramenta é que ela pode bloquear ideias que estejam fora das categorias, sendo assim, a sugestão é que as categorias sejam usadas como um complemento após um número de rodadas “livres”.
Um exemplo do uso de categorias são os 6Ms (Material, Método, Máquina, Medição, Mão de obra, Meio Ambiente), muito utilizados no diagrama de causa e efeito.
Uso de imagens
Seguindo a mesma lógica das categorias, é possível utilizar imagens para servir de gatilho para novas ideias.
Esta é uma ferramenta muito utilizada em processos criativos, como por exemplo, usar a foto de um cliente ou do produto, ou ainda uma imagem de inspiração.
Mais uma vez, essa ferramenta deve ser usada com moderação para não limitar as ideias às imagens.
Não julgar e criticar as idéias
Os participantes precisam se sentir à vontade para sugerir suas ideias.
Encorajar a quantidade de ideias e a criatividade
Esta técnica possibilita que os participantes apresentem tudo que vier a cabeça. E, aquilo que parece óbvio e/ou simples, após discussão, pode ser a solução.
Convidar participantes para o evento, selecionando uma equipe heterogênea/multidisciplinar para levantar ideias variadas.
Garantir a seleção de um ambiente descontraído e confortável para os participantes se
sentirem à vontade.
Identificar o tipo de brainstorming mais adequado, associado com o perfil dos participantes convidados.
Pessoas introvertidas podem funcionar mais com processos silenciosos. Equipe extrovertida tende a ser mais criativa em um ambiente de interação.
1 Preparação Prévia
Deve estar previsto nesta etapa a avaliação dos seguintes itens:
• Tipo do Brainstorming selecionado.
• Envio ou não com antecedência do que será discutido durante a reunião do Brainstorming. Avalie se este item irá estimular ou bloquear a geração de idéias.
• Ambiente para a reunião selecionado e com a infra estrutura necessária: boa iluminação, comportar o número de participantes, ambiente confortável e demais itens que julgar necessário, como papel, caneta, etc.
2 Reunião e Tempestade de Idéias
Para esta etapa, é importante considerar os itens abaixo para a realização do evento:
• O mediador deve apresentar de forma clara e direta o objetivo da reunião e o tipo de brainstorming selecionado.
• Dependendo do tipo de brainstorming, pode ser sugerido que um dos participantes seja responsável por escrever e/ou organizar as ideias.
• Inicia-se a tempestade de ideias. Caso o mediador perceba que os presentes ainda estão desconfortáveis, ele pode promover uma dinâmica de grupo para descontrair o ambiente.
• Garantir que todas as ideias apresentadas são registradas.
• A tempestade de ideias cessa quando os participantes não as apresentam mais, ou quando o grupo percebe e decide encerrar a sessão.
• O mediador deve estar atento para manter o evento em equilíbrio e sempre com foco no objetivo da reunião.
3 Seleção das idéias e Pós Brainstorming
E, por fim, chegamos na etapa de conclusão do uso desta técnica.
• Agrupe as ideias por semelhança do conteúdo.
• Analise aquelas que combinadas ou não, respondem o objetivo da reunião.
• A seleção da(s) melhor(es) ideia(s) pode ser feita pelo mediador ou por aqueles envolvidos diretamente na questão. Ou ainda, com o uso de ferramentas de validação e/ou priorização.
• Participe, agradeça e divulgue o resultado do brainstorming para o grupo de convidados. Afinal, todos ajudaram naquela construção.
• Planeje as ações para implementar o que foi decidido.
A vantagem do Brainstorming é ser uma técnica descomplicada e prática quando comparada com as demais ferramentas. Certifique-se de seguir as regras básicas e dicas deste blog, pratique e confira os resultados!
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